Waarom je administratie op orde moet zijn

Dit artikel laat je zien waarom je administratie op orde moet zijn.

En dat is een klus die je beter vooraf doet. En je zou het ook moeten bijhouden.
Het hoort bij persoonlijk leiderschap. Ook al is het niet altijd leuk.

Een boekhouder inhuren kan natuurlijk, maar wat nu als je dat te duur vindt, omdat je al zoveel uitgaven hebt?
Bovendien goed om te weten: Jij blijft verantwoordelijk.
Dit voorbeeld laat zien wat er kan gebeuren en geeft tips hoe je het zelf meteen goed op zet.

Het angstzweet breekt me uit!

(Waar gebeurd, maar elke gelijkenis met bestaande personen berust op louter toeval)

‘Goedemorgen, U spreekt met Daniëlle Doorknoper van de belastingdienst – afdeling bedrijven. Heeft u tijd om wat vragen te beantwoorden?’

Het schiet door mijn hoofd: ‘Nee zeggen’ is geen optie.

‘Jazeker, vraagt u maar’, antwoord ik.

Mijn hersens draaien op volle toeren. Waarom belt de belastingdienst?
En dat om 9 uur ’s morgens net na aanvang coronamaatregelen (??).

‘U heeft over 2017 een voorlopige aanslag gekregen en ik heb wat vragen over uw opgave en met name of u wel een bedrijf hebt.
Kunt u me uitleggen wat u werkzaamheden zijn en hoe u aan klanten komt?’

Het angstzweet breekt me uit!

Rustig blijven (!), denk ik, terwijl ik de trap oploop naar m’n thuiskantoor.
Gauw proberen te zoeken naar die aangifte van 2017.

‘Ik kan u zeggen dat ik in 2015 ben teruggekeerd vanuit Zuid Limburg naar Amsterdam.
Ik heb in 2016 een aantal opleidingen gevolgd, waarmee ik de basis voor mijn bedrijf goed kon neerzetten.
Ik heb die opleidingen in 2017 afgerond, en ik heb in dat jaar een klein aantal ondernemers gecoacht.
Daarnaast deed ik werk om mensen te helpen hun computer op te schonen en op orde te houden.’

Ik ga verder.

‘Ik begeleid ondernemers bij het formuleren van hun missie, visie en strategie, het meten van hun resultaten en het onderzoeken van risico’s in hun bedrijfsvoering, zodat ze meer focus krijgen en gaan groeien met hun bedrijf.’

Zo… die XYZ-pitch komt er nog steeds lekker uit. -:)

Bedrijf of hobby?

‘Dat is me duidelijk meneer, maar ik zie dat u sinds 2015 geen winst heeft gemaakt.
‘Het is nu 2020 en ik vraag me dus af of u een bedrijf heeft of een hobby?’

Kedeng!!……die komt hard aan!
Ik heb me dat zelf ook vaak afgevraagd.
Ik vind werken leuk, vind coachen leuk en help graag andere mensen.
Als je je werk leuk vindt, lijkt het al snel op een hobby.

‘Ik kan u zeggen, mevrouw, dat ik sinds 2018 verbonden ben geweest aan een Academie’.
‘En vanaf dat moment begonnen de zaken goed te lopen. In 2018 en 2019 heb ik winst gemaakt.’
‘Ik moet daarbij zeggen dat de samenwerking met de Zakelijk Succes Academie ook investeringen heeft gevraagd.’
‘Zo moest mijn website op de schop en moesten er professionele foto’s worden gemaakt.
Dat was uiteraard voor mijn kosten.’

‘Dat is erg mooi meneer, en ik heb daar begrip voor, maar sinds 2014, toen uw bedrijf is gestart heeft u erg veel kosten gemaakt, waarbij er flinke verliezen zijn geweest’.

Huh?? Nu ineens 2014. Zojuist ging het nog om 2017. Wat probeert deze mevrouw te ‘bewijzen’?

Nog meer ongemak

Ik begin me behoorlijk ongemakkelijk te voelen en krijg het idee dat ik een halve crimineel ben.
Zo indringend zijn de vragen.

‘Maakt u zich geen zorgen, u krijgt straks een mailtje van mij, waarin ik de vragen zal herhalen en die kunt u dan op uw gemak beantwoorden’.

Nu maak ik me pas echt zorgen!

‘OK mevrouw. Ik wacht dat mailtje dan wel af .’

‘Prima meneer, Dank u wel voor dit gesprek en ik wens u een fijne dag.’

Wow, ik moet nu even gaan zitten. Wat gebeurt hier? Wat is er aan de hand?
Een gewone routine controle, of speelt er iets anders?

Als voormalig controller weet ik dat je administratie op orde moet zijn.
Maar ik herinner me ook dat onderzoeken in de afdeling waar ik manager was, me altijd een ongemakkelijk gevoel gaven.
In de waan van de dag gebeuren er nu eenmaal dingen, die achteraf gezien misschien niet helemaal volgens de procedure zijn.

“Als het niet kan zoals het moet, dan moet het maar zoals het kan.”

Meestal pakte het overigens goed uit en waren er slechts marginale kanttekeningen, maar ik heb ook wel eens meegemaakt dat het niet zo keurig afliep.
En zaken achteraf moesten worden aangepast.
Natuurlijk met een minder positieve aantekening op mijn staat van dienst. -:)

Hoe loopt dit af?

Midden in coronatijd ben ik dus bezig gegaan om alle gevraagde gegevens aan de belastingdienst aan te leveren.

‘Oh ja, graag in pdf.’ schreef ze nog in de mail, en ‘ik zie uw antwoorden graag over 14 dagen tegemoet’.
Wow! Dat gaat nog niet meevallen.

Gelukkig heb ik een systeem waaruit ik alle gegevens snel kan opleveren.
Facturen, aankoopfacturen, aantal klanten, kilometervergoedingen, opleidingskosten etc.

Het klopte gelukkig ook met de opgestuurde belastingaangifte over de betreffende jaren, alhoewel dat nog wel een uitzoekklusje was.

Na de eerste serie vragen en antwoorden kwam er natuurlijk nog een tweede serie.
Ook die kon ik vlot beantwoorden.
Overigens heb ik – ondanks mijn verzoek –  nooit een bevestiging gekregen dat alles goed was ontvangen.

Uiteindelijk krijg ik na 3 maanden de definitieve aanslag 2017, waarbij geen veranderingen zijn aangebracht.

Kortom: Eind goed, al goed.
En mijn administratie is dus op orde. Pffffff.

De conclusie

1. Zorg dat je administratie op orde is door tenminste tot zeven jaar terug gegevens gesorteerd per jaar te bewaren.
   Dus:

• • Facturen,
  • aankoopfacturen,
  • bijbehorende betalingen,
  • gereden zakelijke kilometers,
  • aangiftes BTW,
  • aangiftes inkomsten belasting,
  • agenda’s (waarin o.a. de afspraken met klanten staan),
  • klantgegevens,
  • contracten,
  • samenwerkings­overeen­komsten,
  • bankafschriften.

2. Zorg dat je die gegevens snel kunt terugvinden.

3. Zorg dat je bedrijf winst maakt. Het voorkomt lastige vragen.

Hoewel het natuurlijk logisch is dat je winst gaat maken (anders is het inderdaad een hobby!) kan dat best wat langer duren.
Dus zorg dat je een verklaring hebt, als dat niet lukt.
Je verhaal moet dan sluitend en logisch zijn.
Een argument dat je na 2 jaar tot de ontdekking bent gekomen dat je bedrijf ‘op de schop moest’, waardoor extra investeringen nodig waren, moet je kunnen onderbouwen.
Na maximaal 2-3 jaar zou je positief moeten gaan draaien.

4. Ook als je een boekhouder hebt, blijf jij zelf verantwoordelijk dat de administratie op orde is.

5. Tot slot:

Ik kan je helpen om je gedachten over wat je wilt bereiken scherper te krijgen.

Dat zorgt ervoor dat je stappen neemt die sneller tot resultaat leiden.

En voorkomt dat je lastige vragen moet beantwoorden.

Als je wilt weten hoe we dat samen voor elkaar gaan krijgen, neem dan contact met me op.
Allicht steek je er iets van op.