Uitbreiden of verbeteren?

Je bedrijf staat voor een moeilijke keuze. De klantenkring groeit en je vraagt je af of je de capaciteit moet uitbreiden. Ga je uitbreiden of verbeteren? Wat is effectief? Wat levert het beste resultaat?
Je besluit om Visual Increase te raadplegen. Meten is weten!

Je bedrijf

Je bedrijf heeft 8 medewerkers. Vijf monteurs, een Chef werkplaats, een Chef Inkoop/Verkoop en een financieel medewerkster.
Het bedrijf in machineonderhoud loopt de laatste tijd erg goed.

Sinds de economie weer aantrekt, stromen de orders gestaag binnen. Soms moet echter nee worden verkocht, omdat de werkplaats het werk niet aan kan.
De machines, die worden aangeleverd, hebben nog al wat jaren geen onderhoud gehad. Dus moet er ook veel aan gebeuren.
Dat vertraagt de retourlevering aan de klant en zorgt er ook voor dat nieuwe klanten langer moeten wachten vóór ze aan de beurt zijn.
Soms gaan die klanten daarom naar een ander.

Klanttevredenheid is voor jou erg belangrijk, dus moet het anders!
Je vraagt je samen met de chef Inkoop/Verkoop en chef Werkplaats af of de bedrijfsvoering kan worden aangepast.

• Kunnen doorlooptijden worden verkort?
• Waardoor er dus meer klanten geholpen worden en de omzet stijgt.

Je bent bereid een investering te doen van €50.000,- als dat nodig is.
Ook inhuur/aannemen van 1 of 2 man extra personeel zou kunnen, als dat op termijn effectief is.

Probleem

Kan de capaciteit voor het onderhoud aan machines worden uitgebreid, waardoor meer klanten geholpen kunnen worden en de omzet stijgt? Of kan je beter eerst de bedrijfsprocessen verbeteren?

Analyse

Al snel is duidelijk dat je als ondernemer voor een lastige keus staat.
Alleen het aantal werkplekken uitbreiden en inrichten gaat niet werken. Daar hoort immers ook personeel bij.
En dat alles bij elkaar kost veel geld.

Het vraagt daarnaast een investering op de korte termijn in nieuwe apparatuur en een verhoging van de exploitatie op lange termijn.
Aan de andere kant,
als de economie blijft stijgen zou een uitbreiding van het bedrijf goed zijn.

Dat versterkt de marktpositie t.o.v. de concurrenten.
En is dus een belangrijke succesfactor.

Je vindt het een goed idee om eerst eens te kijken of de bestaande processen beter en effectiever kunnen, en of daar winst valt te behalen.

De Chef Werkplaats geeft aan dat veel tijd verloren gaat, doordat machines veel meer onderhoud nodig hebben dan de klant had voorspeld.

Ook moeten monteurs soms op onderdelen wachten, die nog in bestelling zijn.

De Chef Inkoop/Verkoop heeft zijn bestellingen van onderdelen gebaseerd op de gemiddelde doorlooptijd van een machine.
En koopt díe reservedelen, die het meest vervangen moeten worden.
Hij stelt zijn bestellingen bij zodra hij merkt dat sommige onderdelen harder gaan lopen.
Maar het duurt altijd even vóór de achterstand weer is ingehaald.

Advies om KPI’s te ontwikkelen

Ik adviseer om het bedrijfsproces in kaart te brengen en de prestatie indicatoren te identificeren.

Een aantal vragen moet daarom worden beantwoord, zodat die kritische prestatie indicatoren (KPI) kunnen worden bepaald.

• Op welk moment worden de machines voor onderhoud aangeleverd?
  Wanneer zijn ze gereed? (de doorlooptijd).
• Kan elke machine door elke monteur worden onderhouden?
  Of is er een speciale monteur nodig met meer kennis, die dus de ‘moeilijke klussen’ moet doen? (aantal gekwalificeerde monteurs)
• Welke moeilijke klussen zijn dat en hoe vaak komen ze gemiddeld voor? (Aantal moeilijke klussen en frequentie)
• Welke onderdelen worden in ieder geval bij elke beurt vervangen?
  En welke onderdelen worden slechts vervangen, afhankelijk van het aantal draaiuren? (aantal standaard en aantal langzaamlopende onderdelen)
• Hoe lang is de levertijd van de diverse onderdelen?
  En wat zijn de minimale voorraadhoogtes in het magazijn? (levertijd en bestelniveau)
• Wordt er een kwaliteitsmeting gedaan aan het einde van het traject?
  Worden er nog fouten gevonden in de afstelling van de machines? Voldoen ze aan alle specificaties? (aantal fouten)
  En ten slotte,
• Hoeveel klanten moeten er gemiddeld per maand worden teleurgesteld? (Aantal teleurgestelde klanten)

Nu al mijn advies nodig?

Vraag een gratis adviesgesprek

Onderstaande KPI tabel geeft het resultaat

Het bedrijfsproces ziet er als volgt uit:

klik op de plaat voor een vergroting

• Aannemen opdracht. Het ‘opdracht aanname proces’ wordt gedaan door de Chef Inkoop/Verkoop, die overlegt met de Chef Werkplaats of er capaciteit is. Dat is vaak een inschatting en geen exacte wetenschap. Elke machine die op dat moment in het bedrijf is binnen gekomen, houdt een werkplek bezet. En zolang alle werkplekken bezet zijn, kan geen machine worden aangenomen.
• Innemen machine. De klant levert soms een machine aan die stuk is en niet meer werkt. De machine die voor onderhoud stond gepland, wordt dan zonder waarschuwing vervangen door deze machine met urgente reparatie. Dat zorgt voor veel vertraging, want de kapotte onderdelen zijn soms niet op voorraad.
• Inspectie machine. Het blijkt tijdens de analyse van het testproces, dat de monteurs de machines vooraf testen op de enige testbank. Daar moeten ook de gereviseerde machines getest worden. Soms moeten monteurs dus op elkaar wachten.
  Ook test elke monteur zelf de machine, die hij onderhoud geeft.
• Onderhoud machine. Soms zijn snellopende reservedelen niet meer op voorraad.
  En moet er een paar dagen worden gewacht vóór onderdelen weer binnen zijn en er verder gewerkt kan worden.
• Controle kwaliteit. Bij het proefdraaien worden soms nog fouten ontdekt.
  De machine moet opnieuw worden afgesteld om aan de kwaliteitseisen te voldoen.
  Vooral het testen na onderhoud vraagt veel tijd.
• Gereed melding en overdragen aan klant. Deze procesdelen lopen goed.

Uitbreiden of verbeteren?

Mijn voorstel is om eerst de bedrijfsprocessen te verbeteren.
Het bedrijf wordt daardoor efficiënter.
De effectiviteit wordt verhoogd en personeel wordt beter ingezet.

Samen komen we tot de volgende 7 aanbevelingen.

• Zorg dat er 2 opstelplaatsen zijn waar machines tijdelijk kunnen worden ‘geparkeerd’, als er geen onderhoud aan kan worden gegeven.
• Zet samen met de klanten een systeem op om de status van elke machine op te nemen vóór ze worden aangeleverd.
  Dat betekent dat je bedrijf toegang moet krijgen tot elke machine terwijl ze bij de klant in gebruik zijn.
  Je kan daarvoor een app aanbieden aan je klant.
  Er zijn veel bedrijven die je kunt benaderen om speciaal voor jou een app te ontwikkelen.
• Zorg voor 1 werkplek voor noodgevallen die snel kan worden ingezet.
  Gebruik die voor de spoedreparaties.
• Investeer in een extra mobiele testbank en neem daarvoor 2 extra personeelsleden aan.
  De ene testmonteur bedient de machine die wordt aangeleverd voor onderhoud, de andere monteur doet de kwaliteitscontrole aan het einde van de onderhoudscyclus.
  Het zorgt ervoor dat de bottleneck bij die ene testmachine verdwijnt.
  Bovendien zorgt het voor een onafhankelijke kwaliteitscontrole, omdat de test door iemand anders wordt gedaan als degene die onderhoud geeft.
• Laat de Chef Inkoop/Verkoop reservedelen in categorieën indelen.
  Snel lopende reservedelen (A-artikelen), middelmatig lopende reservedelen (B-artikelen) en langzaam lopende reservedelen (C-artikelen).
  Stel voor elke groep van artikelen een minimaal bestelniveau vast.
  De A-artikelen hebben een hoger bestelniveau en worden in een groter aantal besteld.
  De C-artikelen (zgn. non-movers) hebben een lager niveau en worden in kleinere aantallen besteld.
  Of leg ze bij de leverancier en bestel ze op afroep.
  Maak daarnaast afspraken met de leveranciers van de reservedelen. A-artikelen worden binnen 24 uur na bestelling geleverd.
• Laat alle monteurs een extra opleiding doen.
  Het onderhoudsproces wordt daarmee verbeterd en het aantal fouten vermindert.
• Zorg er bovendien voor dat de excellerende monteurs worden beloond.
  Zet een systeem op waarbij de minder goede monteurs door hen worden begeleid.
  Het zal in het algemeen leiden tot betere prestaties.

Conclusie

Door het bedrijfsproces te analyseren en een aantal verbeteringen toe te passen, zal je bedrijf efficiënter en effectiever gaan werken.
Het personeel zal tevreden zijn en de concurrentiepositie zal verbeteren.
Ten slotte zullen je klanten blij zijn en je bedrijf waarderen door de goede kwaliteit en snelheid van leveren.

Aanbeveling

Een volgende stap zou kunnen zijn om de tarieven van het machine-onderhoud onder de loep te nemen
Misschien kunnen de prijzen iets naar boven worden bijgesteld. De kwaliteit van het bedrijf is immers gestegen en de vraag naar je dienst neemt toe.

Meer hulp nodig?

Bel me! +31 6 22461194 .
Ik help je graag!