Hoe word je meer efficiënt en effectief?

In dit artikel beschrijf ik hoe je als ondernemer meer efficiënt en effectief wordt door systemen en structuur in je bedrijf in te voeren.

Het is belangrijk dat je zoveel mogelijk taken in je bedrijf automatiseert.
Dat zorgt dat je veel tijd gaat besparen en ook dat je manier van werken gestandaardiseerd wordt.
Bouw een structuur en maak van je bedrijf een systeem.

En ik geef je voorbeelden van tools waarmee dat kan.

In een eerder Blog (tip 2) heb ik geschreven dat je een systeem nodig hebt om je taken bij te houden.
Ik gebruik MsToDO als taakmanagementsysteem.

In dit Blog beschrijf ik hoe je structuur kunt aanbrengen in je bedrijf en wat er voor nodig is om van je bedrijf een systeem te maken.

Efficiënt werken

In elk bedrijf komt een aantal standaard handelingen voor, zoals:

Offertes aanmaken,

Offertes versturen,

Klanten registreren,

Leveringen bijhouden,

Facturen versturen,

Facturen betalen,

Nieuwsbrieven of blogartikelen schrijven.

Veel meestal grotere bedrijven hebben die taken vastgelegd in procesbeschrijvingen, wat in het jargon ook wel de Administratieve Organisatie (AO) wordt genoemd.
Wat kun je doen om als ondernemer meer efficiënt en effectief te worden en welke structuur en systemen moet je aanbrengen?

Zichtbaar worden in de markt

Elk bedrijf zal zichtbaar willen worden in de markt en zal ‘reclame maken’ voor de diensten en producten.

Dat kan via social media, je website, e-mail marketing, flyers en krantenadvertenties.

Als je social media gebruikt is het goed om te weten dat je geregeld een post plaatst.
En dat is soms 2x per dag, maar in ieder geval meerdere keren per week.
Dat verhoogt je zichtbaarheid in de markt.

Ook dat zou je het liefst willen automatiseren.
En gelukkig kan dat.

In Facebook kun je bijvoorbeeld van te voren een aantal berichten klaarzetten, die op een moment van jouw keuze worden gepubliceerd.
Nadeel daarvan is dat je steeds nieuwe berichten moet maken, zodra de voorraad berichten op is.

Beter is het om van te voren een stapel berichten te maken en die vervolgens in een apart distributiesysteem op te slaan.
Dat distributiesysteem zorgt er dan voor dat jouw berichten op de gewenste tijden worden gepubliceerd.

En dat dan over de kanalen die jij verkiest (Facebook, Instagram, LinkedIn etc.).

Ook kun je de berichten dan gemakkelijk recyclen, zodat als de voorraad op is, de cyclus van berichten opnieuw start en wordt herhaald.

Voorbeelden van dergelijke systemen zijn Hootsuite en Buffer

Ikzelf gebruik Hootsuite voor Facebook en Instagram.

Op LinkedIn post ik geregeld zelf.

Bloggen en E-mail marketing

Laat ik een tweede voorbeeld noemen van een proces dat geregeld terugkomt en dat bij juiste opvolging veel tijd kost.

Je schrijft een Blogartikel of nieuwsbrief en je eindigt dat bericht met een CTA (Call To Action).

De lezer wordt daarmee bijvoorbeeld geleid naar een pagina waar een gratis weggever is te downloaden.

Doel van die gratis weggever is o.a. om een e-mail lijst op te bouwen, waarmee je potentiële klanten aantrekt.
Als je veel lezers hebt, is het ondoenlijk om al die reacties bij te houden en er op te reageren.

Het is meer efficiënt en effectief om systemen in te voeren en structuur aan te brengen.
Je zal dus moeten automatiseren.
Maar wel op zo’n manier dat het toch een persoonlijk tintje krijgt.
Je wilt immers niet dat de ontvanger meteen door heeft, dat het bericht door een computer is verzonden.

Ook wil je klantcontactgegevens vastleggen, want aan hen kan je later een mooie aanbieding doen.

Om die mail cyclus te automatiseren heb je een autoresponder nodig.

Je kent die berichten vast wel.
Een bedankje voor het feit dat je iets hebt gedownload, of een bevestiging van een bestelling die je hebt geplaatst.
Voorbeelden van autoresponders zijn:

MailChimp,
Active Campaign,
BlueMail
MailBlue,
Aweber,

maar er zijn er meer.

Welke je gebruikt is afhankelijk van je wensen en hoeveel geld je eraan wilt besteden.

Kijk hier voor de beste autoresponders in 2021.

Kenmerken van autoresponders

In zo’n autoresponder kun je behalve e-mails sturen ook nieuwsbrieven maken aan de hand van vooraf ingestelde templates.

Alhoewel het woord ‘Nieuwsbrief’ bij mij een allergische reactie oproept, wordt er nog steeds gebruik van gemaakt, maar onder andere namen (Tips en Trucs, Groeitips).

Ook kun je lijsten bijhouden van je contacten met de door hen ingevulde gegevens.

En dat is van belang om die e-mail lijst op te bouwen en gerichte marketing mails te sturen.

Je kan de autoresponder natuurlijk integreren met je website, zodat een contactformulier meteen beantwoord wordt,

en je kan een analyse zien van de verstuurde mails en wie, wanneer, waarop heeft geklikt.

Uiteraard zul je moeten voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en vanaf 1 juli 2021 ook aan de gewijzigde Telecommunicatiewet.
Je bent immers verplicht goed om te gaan met de gegevens van je klanten en zij zullen het opslaan van hun gegevens moeten toestaan.

Dus ook de toestemming van lezers in het kader van de AVG en het opt-in-systeem voor telemarketing kun je inrichten in de autoresponder.

Een e-mail cyclus

Het proces van een e-mail opvolging verloopt als volgt:

Nadat iemand een download heeft aangevraagd en heeft ingestemd met de voorwaarden (AVG en Opt-in) krijgt diegene een 1^e e-mail, waarmee hij bedankt wordt voor het downloaden van je gratis weggever.
Daarna wil je die mail later natuurlijk opvolgen met 2^e, 3^e, 4^e berichten.
Dat richt je in binnen de autoresponder.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Klik op het plaatje voor een vergroting

Ikzelf gebruik Active Campaign als autoresponder.

De autoresponder kan dus een automatisering starten waarmee opvolgende berichten naar de lezer worden gestuurd.

Die automatisering zul je moeten inrichten.

Ik vind het gemak waarmee je die automatisering kunt bouwen één van de belangrijkste aspecten om de juiste autoresponder te kiezen.

In MailChimp vind ik het vrij lastig, maar in Active Campaign en MailBlue wijst het zich bijna vanzelf.

Uiteindelijk is het doel dat de lezer klant van je wordt.

Er moet immers een band van vertrouwen ontstaan.

Voor een Business to Consumer (B2C) relatie zijn er minstens 4-8 contactmomenten nodig, vóórdat hij besluit een aankoop te doen.

Bij Business to Business (B2B) is dat aantal meestal niet meer dan 4.

Een voorbeeld van zo’n automatisering binnen Active Campaign zie je hieronder.

Klik op het plaatje voor een vergroting

Het CRM- systeem

Het opstellen van een offerte kost je misschien veel tijd.

Stel dat de lezer een offerte aanvraagt voor jouw product, dan is het aan te raden die aanvraag snel te beantwoorden.
Al is het maar om aan te geven, dat je zijn aanvraag hebt gezien en binnenkort zal reageren.

Als je efficiënt wil werken en je klant effectief wil bedienen is het aan te raden je offertes in een systeem te standaardiseren.

Nu zal je zeggen:
Allemaal leuk en aardig, maar elke offerte is anders, want ik heb geen standaard producten.
Dat zal zo zijn, maar toch kun je jouw producten zodanig indelen dat je voor elke categorie een standaard offerte kunt maken.

Die je dan vervolgens misschien een beetje moet aanpassen aan de specifieke eisen van de klant.

Zo’n offerte kun je ontwerpen en daar kun je dan meteen een korte beschrijving van jezelf bij doen:

Wie je bent en waar je bedrijf voor staat, dus inclusief Missie, Visie en Kernwaarden.

Die beschrijving kun je opslaan in een pdf-bestand en bijvoegen bij de offerte.

Om dat te automatiseren heb je wel een systeem nodig dat in elke fase van het verkoopproces jouw klant de gewenste informatie stuurt.
Zo’n systeem heet een Customer Relation Management systeem oftewel een CRM.

Daarin leg je de klantreis vast.

Een CRM systeem is het minste dat je nodig hebt om efficiënt te werken en als ondernemer effectief te zijn.
Dat vraagt dus om een standaard structuur.

In het ideale geval bestaat de klantreis uit tenminste 4 stations:

Prospect –> Lead –> Klant –> Ambassadeur –> Fan

Na elke station is een actie nodig om naar het volgende niveau te komen.

Bijvoorbeeld tussen Lead en Klant zit het verkoopproces van offerte, onderhandeling (verkoopgesprek) en sluiten deal.

Kijk eens hier als je deze ideale klantreis eenvoudig uitgelegd wilt krijgen.

Het CRM systeem geeft je welke contactmomenten je hebt gehad met je klant, welke producten hij heeft gekocht en wat zijn achtergrond en problemen zijn.
Ook kun je telefoonnotities opslaan bij elke klant.

Doordat je de klantgeschiedenis niet steeds hoeft op te zoeken, maar omdat het opgeslagen is bij je klantgegevens, werk je veel efficiënter en effectiever.

Voorbeelden van CRM systemen zijn: Pipedrive, Monday, Odoo, Teamleader.

Alle CRM-systemen vind je op deze site waarbij de kenmerken kort worden toegelicht.

Je kunt daar ook selecteren op kenmerken en op die manier het voor jou meest geschikte systeem bepalen.

Boekhoudsysteem

Omdat sommige CRM systemen geen offerte en facturatie component hebben, is het wellicht nodig ook zo’n systeem in je bedrijf te implementeren.

Ikzelf gebruik Odoo, waarbij zowel klantreis, klantgegevens als verkoop-, inkoop- en boekhoudfunctionaliteit is ingebouwd.

Doordat je binnen Odoo diverse apps tegen betaling kan toevoegen kan je het systeem enorm uitbreiden.

In onderstaand plaatje zie je daar een voorbeeld van.

Mocht het zo zijn, dat jouw CRM systeem geen boekhoudfunctie heeft, dan is er een aantal boekhoudsystemen op de markt, die je soms kunt koppelen aan een CRM systeem.

Bijvoorbeeld: Moneymonk, Moneybird.

Tot slot

Als je nu denkt dat je tevreden achterover kunt leunen, als dit allemaal is ingericht, ga ik je teleurstellen.

Elk systeem heeft onderhoud nodig. Immers:

De voorraad blogartikelen moet worden aangevuld,

Posts op sociale media moeten actueel blijven,

Het CRM systeem moet worden bijgehouden,

Facturen moeten betaald.

Kortom, er is genoeg werk aan de winkel.

Maar één groot voordeel:

Je werkt nu meer efficiënt en effectief door systemen en structuur.
Het gaat allemaal veel sneller, dus je hebt tijd over om datgene te doen waar je goed in bent:
Producten maken of diensten leveren.

Wil je hulp bij het inrichten van je systemen?
Heb je moeite om structuur aan te brengen?
Vraag me dan gerust! Ik kan je allicht verder op weg helpen.