Heb jij je bedrijfsprocessen goed ingericht?

Waarom zou je je bedrijfsprocessen analyseren? Het is lastig, en wat heb je er eigenlijk aan? Je denkt dat het je niets oplevert. Het kost veel tijd en als je medewerkers erin betrokken zijn, hoor je vaak: “We doen het al jaren zo en het gaat goed”.

Kortom het nodigt niet uit om er aan te beginnen!
Toch helpt het om je processen in kaart te brengen als je je bedrijf wilt laten groeien. Zie mijn vorige Blog ‘Is jouw klant Koning?’
Wist je dat je flinke besparingen kunt halen door een bedrijfsproces aan te passen of opnieuw in te richten?
Zeker als je vermoedt dat het beter kan!

Je kunt een proces vaak eenvoudiger maken door stappen die niets toevoegen, uit het proces te verwijderen.
Je bespaart dan in ieder geval tijd, maar soms ook personeel. En dus geld!

Als adviseur van diverse instanties heb ik de ervaring dat een organisatie zo’n 20% effectiever gaat werken, door elke stap in een proces goed te bekijken en vast te leggen.
Ontwerp zonodig het proces opnieuw.

Bedrijfsproces analyseren. Hoe en wat?

Het begint met het maken van een indeling in hoofdprocessen.
Besturende processen, Primaire processen en Ondersteunende processen.
(Zie de figuur)

Klik op de figuur voor een vergroting

• Besturende processen zijn de processen waarmee je het bedrijf bestuurt.
  Bij een éénmanszaak doe je dat allemaal zelf, maar zodra je personeel in dienst hebt en afdelingen hebt, zul je af- en toe een vergadering hebben met je personeel. De aanwijzingen die je dan geeft vallen onder de besturende processen.
• Primaire processen leiden tot een eindproduct dat je verkoopt.
  Het zijn bijvoorbeeld de productieprocessen. Als je diensten verkoopt is het ontwikkelen van de dienst je productieproces. Deze processen zijn vaak goed ingericht, omdat het de core business is van je bedrijf.
  (Toch helpt het als je ook deze processen vastlegt, zodat je bij een mogelijke modernisering van je primair proces, meteen kunt zien wat de mogelijkheden zijn).
• Ondersteunende processen zorgen dat de bedrijfsvoering goed loopt.
  Denk aan de processen in de financiële afdeling, de catering, de in- en verkoopafdeling, het magazijn (de logistiek) en de personeelsafdeling.

In elk bedrijf komen deze processen voor en jij kent je eigen bedrijf als geen ander.
Thuis achter de keukentafel kun je de hoofd indeling al maken.
Het is de start van je procesanalyse.

Het is mijn ervaring dat in de ondersteunende processen veel winst valt te behalen. Daar leg ik dus de nadruk op.
Vooral in grotere bedrijven, maar ook bij ondernemers die veel zelf moeten doen, is een goed lopend ondersteunend bedrijfsproces een groot voordeel.
Want naast een bepaalde vorm van zelfdiscipline om bepaalde taken geregeld uit te voeren, is het vooral voor de kleinere ondernemingen nodig dat het proces goed is ingericht.

Je wilt immers geen onnodige tijd besteden aan de administratieve taken in je bedrijf.

Het gevolg?
Facturen worden op tijd betaald, offertes gaan op tijd de deur uit en leveranties worden snel uitgevoerd.

Welke ondersteunende processen zijn er?

Enkele voorbeelden:

1. Inkoop proces
2. Logistiek proces
3. Financieel proces
   • Betalen
   • Ontvangen
4. Verkoop proces
5. Kwaliteitscontrole
6. Klant ondersteuning
7. Marketing proces
8. Personeelsproces
9. Beveiligingsproces

In bijna elk bedrijf komen deze processen voor en is er iemand verantwoordelijk voor.
Dus ook in de éénmanszaak!
Soms zijn processen gecombineerd, omdat ze elk op zich te klein zijn om er één persoon verantwoordelijk voor te laten zijn.
Of omdat er te weinig/geen personeel is.
In ieder geval komen in de éénmanszaak de processen 1, 3, 4, 5, 6, 7, en 9 voor.

Hoe werk je de analyse verder uit?

Klik voor een vergroting

Elk proces bestaat uit maximaal zeven stappen.
Dat is belangrijk om te onthouden, als je de deelprocessen in kaart gaat brengen.
Het is weliswaar zo dat elke stap in een proces weer verder kan worden onderverdeeld in kleinere stappen, maar dat is dan een apart (deel) proces.
De ondersteunende processen zijn dus weer onder te verdelen in kleinere processen.
Zo kent het financieel proces o.a. een uitgaven/betalingsproces en een inkomsten/ontvangstproces.
En het personeelsproces kent het aanname- en het ontslagproces.
Een generiek voorbeeld van een processchema inclusief ruimte voor de beschrijving zie je hierna.

Ik werk 3 ondersteunende processen verder uit:

De ingevulde proces schema’s kun je downloaden vanaf mijn website

1. Inkoop proces

• Stap 1. Aanvragen offertes
• Stap 2. Vergelijken offertes
• Stap 3. Beste keuze maken
• Stap 4. Winnende leverancier inlichten en andere leveranciers bericht geven
• Stap 5. Bestelling plaatsen
• Stap 6. Financiële en logistieke afdeling inlichten
• Stap 7. Proces afronden (administratieve handelingen)

2. Logistiek Proces

• Stap 1. Bestellingen inventariseren
• Stap 2. Goederen innemen
• Stap 3. Goederen keuren
• Stap 4. Goederen opslaan in magazijn
• Stap 5. Productie en financiële afdeling inlichten
• Stap 6. Proces afronden (administratieve handelingen)

3a. Financieel proces (betalen)

Uitgaven/betaal proces

• Stap 1. Ontvangen facturen
• Stap 2. Controleren facturen
  • Stap 2a. Check of factuur getalsmatig klopt
  • Stap 2b. Check of de uitgave is gebudgetteerd
  • Stap 2c. Check of factuur klopt met bestelling
  • Stap 2d. Check of goederen zijn ontvangen en goedgekeurd
• Stap 3. Betalen facturen
• Stap 4. Uitgaven/betalingsproces afronden

3b. Financieel proces (ontvangen)

Inkomsten/ontvangstproces

• Stap 1. Verkooporders verzamelen
• Stap 2. Leveringsbonnen verzamelen
• Stap 3. Orders met leveringen matchen
• Stap 4. Facturen versturen
• Stap 5. Openstaande facturen analyseren
  • Stap 5a. Betalingscondities toepassen
  • Stap 5b. Bankontvangsten checken
  • Stap 5c. Openstaand bedrag afboeken
  • Stap 5d. Eventueel betalingsherinnering sturen
• Stap 6. Inkomsten/ontvangstproces afronden

Download voorbeeld en sjabloon

Op mijn website vind je de ingevulde voorbeelden van bovenstaande processen en een zelf te gebruiken sjabloon in Powerpoint.
Je kunt dat sjabloon gebruiken om je eigen bedrijfsprocessen in kaart te brengen.

• • Download ingevulde voorbeelden.
  • Download sjabloon processchema in MS Powerpoint

Vind je dit allemaal ingewikkeld?