In dit artikel beschrijf ik hoe je als ondernemer meer efficiënt en effectief wordt door systemen en structuur in je bedrijf in te voeren.

Het is belangrijk dat je zoveel mogelijk taken in je bedrijf automatiseert.
Dat zorgt dat je veel tijd gaat besparen en ook dat je manier van werken gestandaardiseerd wordt.
Bouw een structuur en maak van je bedrijf een systeem.

En ik geef je voorbeelden van tools waarmee dat kan.

In een eerder Blog (tip 2) heb ik geschreven dat je een systeem nodig hebt om je taken bij te houden.
Ik gebruik MsToDO als taakmanagementsysteem.

In dit Blog beschrijf ik hoe je structuur kunt aanbrengen in je bedrijf en wat er voor nodig is om van je bedrijf een systeem te maken.

Efficiënt werken

In elk bedrijf komt een aantal standaard handelingen voor, zoals:

Offertes aanmaken,

Offertes versturen,

Klanten registreren,

Leveringen bijhouden,

Facturen versturen,

Facturen betalen,

Nieuwsbrieven of blogartikelen schrijven.

Veel meestal grotere bedrijven hebben die taken vastgelegd in procesbeschrijvingen, wat in het jargon ook wel de Administratieve Organisatie (AO) wordt genoemd.
Wat kun je doen om als ondernemer meer efficiënt en effectief te worden en welke structuur en systemen moet je aanbrengen?

Zichtbaar worden in de markt

Elk bedrijf zal zichtbaar willen worden in de markt en zal ‘reclame maken’ voor de diensten en producten.

Dat kan via social media, je website, e-mail marketing, flyers en krantenadvertenties.

Als je social media gebruikt is het goed om te weten dat je geregeld een post plaatst.
En dat is soms 2x per dag, maar in ieder geval meerdere keren per week.
Dat verhoogt je zichtbaarheid in de markt.

Ook dat zou je het liefst willen automatiseren.
En gelukkig kan dat.

In Facebook kun je bijvoorbeeld van te voren een aantal berichten klaarzetten, die op een moment van jouw keuze worden gepubliceerd.
Nadeel daarvan is dat je steeds nieuwe berichten moet maken, zodra de voorraad berichten op is.

Beter is het om van te voren een stapel berichten te maken en die vervolgens in een apart distributiesysteem op te slaan.
Dat distributiesysteem zorgt er dan voor dat jouw berichten op de gewenste tijden worden gepubliceerd.

En dat dan over de kanalen die jij verkiest (Facebook, Instagram, LinkedIn etc.).

Ook kun je de berichten dan gemakkelijk recyclen, zodat als de voorraad op is, de cyclus van berichten opnieuw start en wordt herhaald.

Voorbeelden van dergelijke systemen zijn Hootsuite en Buffer

Ikzelf gebruik Hootsuite voor Facebook en Instagram.

Op LinkedIn post ik geregeld zelf.

Bloggen en E-mail marketing

Laat ik een tweede voorbeeld noemen van een proces dat geregeld terugkomt en dat bij juiste opvolging veel tijd kost.

Je schrijft een Blogartikel of nieuwsbrief en je eindigt dat bericht met een CTA (Call To Action).

De lezer wordt daarmee bijvoorbeeld geleid naar een pagina waar een gratis weggever is te downloaden.

Doel van die gratis weggever is o.a. om een e-mail lijst op te bouwen, waarmee je potentiële klanten aantrekt.
Als je veel lezers hebt, is het ondoenlijk om al die reacties bij te houden en er op te reageren.

Het is meer efficiënt en effectief om systemen in te voeren en structuur aan te brengen.
Je zal dus moeten automatiseren.
Maar wel op zo’n manier dat het toch een persoonlijk tintje krijgt.
Je wilt immers niet dat de ontvanger meteen door heeft, dat het bericht door een computer is verzonden.

Ook wil je klantcontactgegevens vastleggen, want aan hen kan je later een mooie aanbieding doen.

Om die mail cyclus te automatiseren heb je een autorespondernodig.

Je kent die berichten vast wel.
Een bedankje voor het feit dat je iets hebt gedownload, of een bevestiging van een bestelling die je hebt geplaatst.
Voorbeelden van autoresponders zijn:

MailChimp,
Active Campaign,
BlueMail
MailBlue,
Aweber,

maar er zijn er meer.

Welke je gebruikt is afhankelijk van je wensen en hoeveel geld je eraan wilt besteden.

Kijk hier voor de beste autoresponders in 2021.

Kenmerken van autoresponders

In zo’n autoresponder kun je behalve e-mails sturen ook nieuwsbrieven maken aan de hand van vooraf ingestelde templates.

Alhoewel het woord ‘Nieuwsbrief’ bij mij een allergische reactie oproept, wordt er nog steeds gebruik van gemaakt, maar onder andere namen (Tips en Trucs, Groeitips).

Ook kun je lijsten bijhouden van je contacten met de door hen ingevulde gegevens.

En dat is van belang om die e-mail lijst op te bouwen en gerichte marketing mails te sturen.

Je kan de autoresponder natuurlijk integreren met je website, zodat een contactformulier meteen beantwoord wordt,

en je kan een analyse zien van de verstuurde mails en wie, wanneer, waarop heeft geklikt.

Uiteraard zul je moeten voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en vanaf 1 juli 2021 ook aan de gewijzigde Telecommunicatiewet.
Je bent immers verplicht goed om te gaan met de gegevens van je klanten en zij zullen het opslaan van hun gegevens moeten toestaan.

Dus ook de toestemming van lezers in het kader van de AVG en het opt-in-systeem voor telemarketing kun je inrichten in de autoresponder.

Een e-mail cyclus

Het proces van een e-mail opvolging verloopt als volgt:

Nadat iemand een download heeft aangevraagd en heeft ingestemd met de voorwaarden (AVG en Opt-in) krijgt diegene een 1^e e-mail, waarmee hij bedankt wordt voor het downloaden van je gratis weggever.
Daarna wil je die mail later natuurlijk opvolgen met 2^e, 3^e, 4^e berichten.
Dat richt je in binnen de autoresponder.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Klik op het plaatje voor een vergroting

Ikzelf gebruik Active Campaign als autoresponder.

De autoresponder kan dus een automatisering starten waarmee opvolgende berichten naar de lezer worden gestuurd.

Die automatisering zul je moeten inrichten.

Ik vind het gemak waarmee je die automatisering kunt bouwen één van de belangrijkste aspecten om de juiste autoresponder te kiezen.

In MailChimp vind ik het vrij lastig, maar in Active Campaign en MailBlue wijst het zich bijna vanzelf.

Uiteindelijk is het doel dat de lezer klant van je wordt.

Er moet immers een band van vertrouwen ontstaan.

Voor een Business to Consumer (B2C) relatie zijn er minstens 4-8 contactmomenten nodig, vóórdat hij besluit een aankoop te doen.

Bij Business to Business (B2B) is dat aantal meestal niet meer dan 4.

Een voorbeeld van zo’n automatisering binnen Active Campaign zie je hieronder.

Klik op het plaatje voor een vergroting

Het CRM- systeem

Het opstellen van een offerte kost je misschien veel tijd.

Stel dat de lezer een offerte aanvraagt voor jouw product, dan is het aan te raden die aanvraag snel te beantwoorden.
Al is het maar om aan te geven, dat je zijn aanvraag hebt gezien en binnenkort zal reageren.

Als je efficiënt wil werken en je klant effectief wil bedienen is het aan te raden je offertes in een systeem te standaardiseren.

Nu zal je zeggen:
Allemaal leuk en aardig, maar elke offerte is anders, want ik heb geen standaard producten.
Dat zal zo zijn, maar toch kun je jouw producten zodanig indelen dat je voor elke categorie een standaard offerte kunt maken.

Die je dan vervolgens misschien een beetje moet aanpassen aan de specifieke eisen van de klant.

Zo’n offerte kun je ontwerpen en daar kun je dan meteen een korte beschrijving van jezelf bij doen:

Wie je bent en waar je bedrijf voor staat, dus inclusief Missie, Visie en Kernwaarden.

Die beschrijving kun je opslaan in een pdf-bestand en bijvoegen bij de offerte.

Om dat te automatiseren heb je wel een systeem nodig dat in elke fase van het verkoopproces jouw klant de gewenste informatie stuurt.
Zo’n systeem heet een Customer Relation Management systeem oftewel een CRM.

Daarin leg je de klantreis vast.

Een CRM systeem is het minste dat je nodig hebt om efficiënt te werken en als ondernemer effectief te zijn.
Dat vraagt dus om een standaard structuur.

In het ideale geval bestaat de klantreis uit tenminste 4 stations:

Prospect –> Lead –> Klant –> Ambassadeur –> Fan

Na elke station is een actie nodig om naar het volgende niveau te komen.

Bijvoorbeeld tussen Lead en Klant zit het verkoopproces van offerte, onderhandeling (verkoopgesprek) en sluiten deal.

Kijk eens hier als je deze ideale klantreis eenvoudig uitgelegd wilt krijgen.

Het CRM systeem geeft je welke contactmomenten je hebt gehad met je klant, welke producten hij heeft gekocht en wat zijn achtergrond en problemen zijn.
Ook kun je telefoonnotities opslaan bij elke klant.

Doordat je de klantgeschiedenis niet steeds hoeft op te zoeken, maar omdat het opgeslagen is bij je klantgegevens, werk je veel efficiënter en effectiever.

Voorbeelden van CRM systemen zijn: Pipedrive, Monday, Odoo, Teamleader.

Alle CRM-systemen vind je op deze site waarbij de kenmerken kort worden toegelicht.

Je kunt daar ook selecteren op kenmerken en op die manier het voor jou meest geschikte systeem bepalen.

Boekhoudsysteem

Omdat sommige CRM systemen geen offerte en facturatie component hebben, is het wellicht nodig ook zo’n systeem in je bedrijf te implementeren.

Ikzelf gebruik Odoo, waarbij zowel klantreis, klantgegevens als verkoop-, inkoop- en boekhoudfunctionaliteit is ingebouwd.

Doordat je binnen Odoo diverse apps tegen betaling kan toevoegen kan je het systeem enorm uitbreiden.

In onderstaand plaatje zie je daar een voorbeeld van.

Mocht het zo zijn, dat jouw CRM systeem geen boekhoudfunctie heeft, dan is er een aantal boekhoudsystemen op de markt, die je soms kunt koppelen aan een CRM systeem.

Bijvoorbeeld: Moneymonk, Moneybird.

Tot slot

Als je nu denkt dat je tevreden achterover kunt leunen, als dit allemaal is ingericht, ga ik je teleurstellen.

Elk systeem heeft onderhoud nodig. Immers:

De voorraad blogartikelen moet worden aangevuld,

Posts op sociale media moeten actueel blijven,

Het CRM systeem moet worden bijgehouden,

Facturen moeten betaald.

Kortom, er is genoeg werk aan de winkel.

Maar één groot voordeel:

Je werkt nu meer efficiënt en effectief door systemen en structuur.
Het gaat allemaal veel sneller, dus je hebt tijd over om datgene te doen waar je goed in bent:
Producten maken of diensten leveren.

Wil je hulp bij het inrichten van je systemen?
Heb je moeite om structuur aan te brengen?
Vraag me dan gerust! Ik kan je allicht verder op weg helpen.

Klanten vinden en zoeken door uit te kijken over de omgeving?

Toen ik mijn bedrijf begon en mijn website live was, dacht ik dat de klanten vanzelf zouden binnenstromen.

Het zag er toch allemaal gelikt uit? Dat moest toch voldoende zijn om klanten aan te trekken?

Niets bleek minder waar! Geen reactie, nada, niks, niemendal!

Het vinden van klanten is voor velen lastig.

Waar zijn ze?
Hoe vind je ze?
Waar ga je zoeken?
In dit artikel geef ik je vijf  manieren om klanten te vinden en hoe je moet zoeken. Ook hoe jij meer aandacht trekt voor je producten of diensten.

Kansen zien

Ten eerste is het belangrijk dat je kansen creëert, waarmee je interesse kunt wekken.
Klanten vinden en zoeken betekent dat je voorbereid moet zijn op het voeren van gesprekken en geven van informatie.

Bedenk waar je goed en uniek in bent.
Waarom zouden mensen jou moeten hebben voor een bepaalde dienst?
Wat maakt dat jij het beter doet dan andere ondernemers?
Wat maakt jou uniek?

Als je dat kort en goed kunt overbrengen in een gesprek of bijvoorbeeld op je website (op de over mij pagina) of op sociale media, dan raken mensen bekend met jou en met je product.

Dat betekent dus dat je zichtbaar moet zijn.

Een gewild artikel!

Verkoop je een graag gewild artikel?
Het kan natuurlijk ook zijn dat je een product verkoopt dat graag gewild is.

Iets wat mensen kost wat kost willen hebben. Denk als voorbeeld aan de nieuwste smartphone, of de speciale eenmalige uitgave van een boek. Maar misschien verkoop jij wel iets anders waarvan je weet dat het graag gewild is.

Vaak is het dan voldoende om die aankondiging groot en breed te doen. Vooral jouw eerdere klanten zullen dan interesse tonen.
Ze weten wie je bent en hebben eerder een aankoop gedaan.

Oplossing voor hun probleem?
Ook zijn er potentiële klanten die op zoek zijn naar een oplossing voor hun probleem.

Ze willen een vervolgstap maken, maar lopen hopeloos vast in de details.
Ze willen nu eindelijk hun PC opschonen, maar durven het niet aan.
Bang dat ze iets verkeerd doen en hun gegevens kwijtraken.
Of willen eindelijk hun website aanpakken, maar het ontbreekt aan tijd.

Bedenk dus mogelijke oplossingen voor de problemen die zij hebben.

Inspelen op kansen

Hoe kun jij inspelen op die kansen en zie je mogelijkheden om onder de aandacht te komen?

Je wilt immers klanten vinden.

Je producten moeten natuurlijk goed zijn.
Waarbij het belangrijk is dat je méér levert dan wat de klant verwacht.
Daarmee verras je hen, waardoor de klant meer dan tevreden is.

Als je de kansen leert herkennen, ga je als vanzelf jouw oplossingen aandragen in je contact met potentiële klanten.
Dat je dan een gesprekstechniek moet gebruiken is duidelijk,want de bekende ‘aan de deur’- verkoper wil jij niet zijn.

Verkopen kun je leren. Bijvoorbeeld op de Zakelijk Succes Academie.

Bezoeken van netwerkbijeenkomsten raad ik niet aan.
Een methode die ik niet zal aanraden om meer klanten te krijgen, is het bezoeken van netwerkbijeenkomsten.
Ik heb dat vroeger wel gedaan, maar het beviel me niet.
Ten eerste duurt het lang vóór je daarmee bekendheid krijgt.
En ten tweede kun je in de tijd die je er mee kwijt bent beter andere dingen doen, die meer opleveren.

Hieronder geef ik je vijf manieren die je zou kunnen uitvoeren om (meer) klanten te vinden en te zoeken.

Vijf manieren om klanten te vinden

Zo dus niet!

1. Raadpleeg je bestaande netwerk
Kijk eens in je bestaande netwerk wie geïnteresseerd zou kunnen zijn in jouw dienst/product.
Probeer voor jezelf te achterhalen waarom ze geïnteresseerd zijn.
Noteer dat als ‘haakje’.
Bel die personen op en vraag hoe het met ze gaat en met hun bedrijf.
Dat geeft al snel een ingang (haakje)  waarmee je de vervolgvraag kan stellen:
Wat is op dit moment je grootste uitdaging?
Welke problemen kun je niet oplossen?
Dat geeft je de mogelijkheid om een afspraak te maken en daar verder over te praten.

2. Doe een marktonderzoek
Je zult misschien denken: ‘Dat doe je toch vóór je een bepaald product of dienst gaat aanbieden?’
Ja dat is waar, maar toch zou je in dit (telefonisch) marktonderzoek bijvoorbeeld de volgende vragen kunnen stellen:

*     Wat is op dit moment je grootste uitdaging in je bedrijf/werk/ etc.
**   Heb je er wel eens aan gedacht om bij het oplossen iemand in te huren?
*** Welke eisen stel jij aan degene die je inhuurt?

De antwoorden op die vragen geven jou mogelijkheden om jouw product/dienst beter onder de aandacht te brengen.

Nu al meer weten? Neem contact op!

3. Samenwerkingspartner zoeken
Stel dat je een sportschool wilt beginnen, maar je hebt geen idee hoe je aan je klanten moet komen.
Natuurlijk, na de feestdagen willen veel mensen afvallen, en daar wil jij ze wel bij helpen.
Jij weet immers dat veel mensen gestimuleerd moeten worden om een afvalprogramma vol te houden.
Je zou dan kunnen proberen om een lokale restauranthouder te overtuigen dat zijn kerstdiners beter gaan verkopen, als de kopers na de feestdagen een aantal proeflessen krijgen op jouw sportschool.
Tegen gereduceerd tarief.
Je kunt ook denken aan een zorginstelling, die een programma voor ouderen wil ontwikkelen waarmee ze fitter worden.
Ook daar kun jij met jouw expertise aanvullend een dienst aanbieden.

4. Een presentatie geven voor een vereniging
Als je goed bent in je vak dan kun je daarover vast boeiend vertellen.
En ik denk dat je dat ook graag doet.
Er zijn allerlei verenigingen of clubjes die graag sprekers uitnodigen om hun leden iets bij te brengen over bepaalde onderwerpen.
Stel je bent fysiotherapeut en expert in ‘goed leren zitten, zonder rugpijn’.
De plaatselijke gemeente heeft veel ambtenaren in dienst en velen daarvan hebben een zittend beroep.
Aan de personeelsvereniging van de gemeente zou je dus kunnen aanbieden om een presentatie te geven hoe ambtenaren beter moeten leren zitten.
In die presentatie, die je (bijna) voor niets geeft, wil je wel de mogelijkheid hebben om jouw aanbieding te presenteren.
Daarmee zou je nieuwe klanten kunnen aantrekken.

Actie samen met anderen

5. Een gratis actie starten samen met andere ondernemers

Toen mijn bedrijf net bestond kreeg ik het aanbod om mee te doen aan een gezamenlijke actie met 6 andere ondernemers.
Het was rond de feestdagen, dus een ideaal moment.
We noemden het ‘Actie Borrelnootje’.
De ondernemers boden diverse diensten aan.
Zo was er een Website bouwer,
een tekstschrijver,
een marketing deskundige,
een fotograaf,
een app ontwerpster
en ik was de businesscoach.
Het plan was om gezamenlijk op 1 landingspagina te verschijnen, waarbij ieder van ons een gratis weggever aanbood.

De websitebouwer zorgde dat die landingspagina werd gemaakt en wij moesten zorgen dat we ons eigen beeldmerk of foto daarop presenteerden.
En dat we een gratis weggever hadden.

Achter elk cadeautje zat een link naar onze eigen landingspagina, waarop de gratis weggever werd aangeboden.

Doordat ieder van ons deze actie bekend maakte in zijn eigen netwerk en op sociale media, werd voor elk van ons de zichtbaarheid enorm vergroot.
We liftten immers mee op elk netwerk van de ander.

Het leidde ertoe dat ieder van ons meer klanten kreeg (en ik mijn eerste klant).

Drommen klanten dienen zich aan

Conclusie

Als je meer klanten wilt, zal je allereerst de kansen moeten zien en leren herkennen. En dus waarmee je onder de aandacht komt van potentiële klanten.

Vervolgens kun je de vijf manieren gebruiken waarmee je gegarandeerd meer klanten krijgt.

Wil je met me sparren over jouw mogelijkheden?

Stuur me een e-mail of bel me en dan praten we er over!

T: 06 22461194
E: contact@visualincrease.nl

Er waren er al 2 gebroken, dus…

Dit artikel beschrijft waarom het belangrijk is dat je de risico’s in je bedrijf kent en hoe je een risico analyse uitvoert. Het geeft je voorbeelden en een te downloaden format waarmee je een bedrijfsproces kunt beschrijven. Daarmee kan je de risico’s in kaart brengen, zodat je efficiënter kunt werken en niet voor verrassingen komt te staan.

Waarom is het belangrijk de risico’s te kennen?

In elk bedrijf zijn risico’s. Ook in éénmanszaken. Die kunnen ontstaan op de werkvloer, waar soms niet volgens de voorschriften wordt gewerkt, of in de administratieve processen, omdat die niet zijn vastgelegd en dus niet bekend is wat iedereen wanneer doet. Er kan dus miscommunicatie ontstaan. Bij ZZp-ers zijn er risico’s als bijvoorbeeld de administratie niet geregeld wordt bijgehouden, door tijdgebrek.

Reden 1. Die risico’s zorgen er voor dat je ook niet efficiënt kunt werken en leveren. Dubbel werk in je bedrijf is zonde van de tijd, maar kost je ook geld. In diezelfde tijd had je immers iets anders kunnen doen wat nu is blijven liggen. Ook kan een risico je uiteindelijk geld kosten. Denk aan een boete door het niet op tijd afdragen van BTW.

Voorbeeld: Stel je voor dat een klant iets bij jou bestelt en het alleen maar wil afnemen als je vóór een bepaald moment kan leveren. Jij hebt die opdracht aanvaard, maar gedurende de uitvoering gaat er iets mis, omdat je de risico’s niet in kaart hebt gebracht. Je kunt niet aan je leveringsverplichting voldoen en de klant leidt schade. Dan verlies je de opdracht (of je moet een boete betalen) én je hebt tijd verloren met de uitvoering. En dat terwijl het uiteindelijk niets of minder oplevert.

Wat is het gevolg als je die risico’s niet kent?

Als je de risico’s niet kent, zou je verrast kunnen worden door een plotselinge tegenvaller. Het voorbeeld hierboven zegt genoeg denk ik.

Een ander voorbeeld is wat je misschien in het nieuws hebt gezien. Duizenden reizigers zijn gestrand op Schiphol en elders, omdat het brandstofsysteem niet werkte, waardoor vliegtuigen niet konden tanken. Er was één leverancier van kerosine voor de vliegtuigen (weliswaar bestaande uit meerdere oliebedrijven) en ergens in het pijpleidingsysteem was een storing opgetreden.
Gevolg: geen kerosine, vliegtuigen staan met lege tanks op Schiphol en kunnen niet weg. Andere vliegtuigen moeten uitwijken naar andere vliegvelden om daar te kunnen tanken en vele reizigers zitten vast op Schiphol in de drukste tijd van het jaar.
In het programma Jinek werd door de president directeur van ProRail een gooi gedaan naar de oorzaak.
Hij dacht dat het risico op uitval indertijd misschien als zeer laag werd ingeschat, waardoor Schiphol het hebben van 1 leverancier/systeem voor brandstof aanvaardbaar achtte. Het is echter de vraag of een 2^e leverancier dit probleem had kunnen voorkomen. Als ergens in het systeem namelijk een pomp kapot is, die de brandstof naar de diverse vliegtuigen distribueert, dan helpt die 2^e leverancier ook niet. Je zou in dat geval dus een back-up moeten hebben en redundantie moeten inbouwen. Of zeker moeten stellen dat het probleem met een spoedreparatie snel verholpen kan worden.
Schiphol kan een enorme schadeclaim verwachten nog los van de imagoschade. Veel reizigers zullen de conclusie trekken dat Schiphol niet zo’n betrouwbare overstaplocatie is en andere routes proberen te kiezen.

Reden 2. Het gaat je geld kosten en je bedrijf wordt onbetrouwbaar gevonden.

Hoe kun je risico’s in je bedrijf vinden?

Allereerst door je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Dat betekent dus dat je de processen echt naloopt en inzichtelijk maakt. Daarbij is speciale aandacht nodig voor de koppelpunten. Dat zijn díe punten waarbij een proces van de ene verantwoordelijke overgaat op een andere. Zie daarvoor mijn eerder blog ‘Heb jij je bedrijfsprocessen goed ingericht?‘
Als het proces in kaart is gebracht, kun je dat analyseren op tekortkomingen of dubbelingen. Ook zie je heel goed waar bepaalde elementen niet redundant zijn uitgevoerd.

Een voorbeeld: De administratie van de firma X wordt al jaren door 2 man gedaan. Eén behandelt de ontvangen facturen, controleert ze en betaalt. De verkoopfacturen worden door de andere medewerker behandeld. Dat gaat al jaren goed.

Het proces ziet er voor de inkomende facturen als volgt uit:

Klik op het plaatje voor een vergroting

Download dit format in powerpoint voor al je processen

De redundantie bestaat uit het feit dat de ene medewerker taken van de andere medewerker kan overnemen. In die gevallen is dus de doorgang van de financiële administratie bij ziekte en vakantie geregeld.

Om het gemakkelijk te maken, gebruiken beide medewerkers hetzelfde  administratieve systeem, maar werken ze in een eigen deel en hebben ze dezelfde inlogcodes.

Wel zo makkelijk toch als er één ziek is?

Ja, maar het is tegelijk een risico, want:

• wie checkt nu dat inkoop en verkoop facturen niet door elkaar gaan lopen?
• Wie zorgt ervoor dat betalingen aan de leveranciers naar het goede bankrekeningnummer gaan?

Daar moet je dus iets voor organiseren! Er is bijvoorbeeld een ‘chef financiën’ nodig die beide medewerkers controleert op de uitvoering. Dan gaat het ook goed als één van beide ziek is. Als het onmogelijk is om die persoon aan te nemen, zal een afdelingshoofd of de directeur die controle zelf moeten doen en akkoord moeten geven op de betaling. Tja, het is niet anders.

Reden drie: Een proces aanpassen ‘om het gemakkelijk te maken’, betekent niet dat het zonder risico is.

Conclusie

Elk risico in je bedrijf moet je kennen en je moet alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht hebben. Het geeft je inzicht waar het beter kan en ook waar of hoe  je oplossingen kunt vinden om een risico af te dekken. Dat bespaart geld en maakt je bedrijf betrouwbaar.

Wil je hulp bij het analyseren van jouw bedrijfsproces, kijk dan eens in dit blog waar ik een uitgebreidere toelichting geef op de diverse processen binnen een bedrijf.

Je kan ook mijn hulp inroepen!

In dit artikel leg ik uit hoe je je doelgroep kiest, hoe je een marktonderzoek doet en hoe je je producten bepaalt.

De daadwerkelijke uitvoering van het marktonderzoek leidde bij mij tot angst en beven.
Maar ook tot een grote verrassing!

De start van mijn bedrijf

In 2015 ben ik gestart met de voorbereiding van het opzetten van mijn bedrijf.
Ik volgde daartoe een cursus ‘ondernemen’ en moest ook diverse opdrachten doen.
Met een aantal collega starters volgden we de lessen en we zogen alle kennis die nodig was naar binnen.

Ik had er zin in!

Afkomstig uit een grote organisatie hoefde ik eigenlijk tot dan toe nooit na te denken wat ik nu precies wilde doen.
Ik was afdelingshoofd van een financiële afdeling en had een taakomschrijving waar alles precies in stond.
Bovendien had mijn voorganger me precies overgedragen wat er nodig was om de baan te doen.

Mijn ‘Why’

Nu was dat allemaal anders.
Ik wilde mijn kennis niet verloren laten gaan voor anderen en wilde dat op één of andere manier verwezenlijken door mijn eigen bedrijf te starten.
Je zou denken dat ik dus precies wist wat mijn niche was.
Niets is minder waar!

Ik had inmiddels al zoveel dingen gedaan, dat het moeilijk was om te kiezen, wat ik én leuk vond én waar ik ondernemers mee kon helpen.

Eén ding wist ik wel: Ik wilde andere bedrijven een zet in de goede richting geven.

Ik wist inmiddels dat veel ondernemers, niet echt nadachten over de toekomst.
Ik had dat ontdekt tijdens diverse netwerkevenementen
Als business controller begreep ik dat niet.
Zolang ik gewerkt had bij grote organisaties, had ik juist veel met het management nagedacht over waar we met het bedrijf naartoe wilden.
En ook hoe we zorgden dat we konden bepalen of we nog op de goede koers lagen.

Het geeft immers stabiliteit en ook rust en focus.
Waarom doen veel ondernemers dat dan niet?

Ik zag mogelijkheden om mijn bedrijf in die richting vorm te geven.

De angst

Terug naar de cursus.
Mijn opdracht was om te bepalen wat mijn niche was en te onderzoeken of daar ook behoefte aan was.
Dus eigenlijk heel simpel: Bepaal wat je wilt gaan doen en hoe je ondernemers wilt helpen.
En kijk of jouw doelgroep daar behoefte aan heeft.

Gek dat het mij zoveel moeite kost om dat te doen!
Geen zee ging me vroeger te hoog, geen uitdaging was me teveel, maar om nu zomaar ineens jezelf naar voren te schuiven en ondernemers te gaan benaderen?!

Ik zag er als een huis tegenop!

Zolang ik lekker veilig achter mijn bureautje kon blijven zitten en met behulp van mijn PC allerlei ideeën kon bedenken was er niet zoveel aan de hand.

Maar bij de gedachte dat ik aan het einde van dit denkproces daadwerkelijk actie moest gaan nemen, brak het angstzweet me uit.
Het zorgde voor een verhoogde hartslag.

Het kon toch niet zo moeilijk zijn?
Wat kon er nu gebeuren?

Bepalen van mijn doelgroep

Nadat de eerste bedenksels in de prullenbak belandde, kwam ik op het idee om dan eerst maar de doelgroep te bepalen.
Ik ging vlot aan de slag en begon eerst maar eens te selecteren op de grootte van die bedrijven.

Immers, grotere bedrijven hebben vaak controllers in dienst en dus vielen die bedrijven eigenlijk al af.

De database van de Kamer van Koophandel was een goede start.
Alle bedrijven in een cirkel van 50 km rond Amsterdam met minder dan 100 werknemers geselecteerd in alle branches.
Dat leverde een behoorlijke lijst op van 350 bedrijven.
Vervolgens die lijst dan maar sorteren op branche.
Ik kon aan de hand daarvan de doelgroep verder bepalen.

Uiteindelijk koos ik voor bedrijven in het Midden- en Kleinbedrijf met 5-50 werknemers in de dienstverlenende sector.
Dus zorg, onderwijs, ICT, logistiek, enz. Ook kleine overheid rekende ik daarin mee.

Dat leverde me een doelgroep van een kleine 50 bedrijven op.

De enquêtevragen

Maar hoe doe je een marktonderzoek?
En hoe krijg je die vragen bij je doelgroep?

Ik had geleerd dat het uiteraard nodig is om een aantal vragen te bedenken.
Vragen, die je kunt stellen aan de ondernemers in je doelgroep.
Dus de volgende stap was het maken van enquêtevragen, bijvoorbeeld met Google Forms.
Dat was eenvoudig voor me.

1. Eerst een korte introductie waarom ik dit onderzoek deed.
2. Dan een paar vragen om te weten met wie ik van doen had.
3. Daarna een paar vragen over plannen maken en hoe ze dat doen en ook met wie.
4. Tot slot een paar vragen over het opvolgen van hun plannen.

Mijn ruwe plan voor het marktonderzoek was klaar.

Ik besprak het met de cursusleider via Skype en vroeg hoe ik die enquêtevragen bij de beoogde doelgroep kon krijgen?
Het antwoord was even simpel als schokkend!

‘Je gaat die directeuren van die bedrijven gewoon bellen!’
‘Opsturen heeft geen zin voor jou, want dan moet je wel heel veel bedrijven aanschrijven, vóór je zodanig veel antwoorden hebt dat je er iets mee kunt’.

De schrik sloeg me om het hart.

Bellen???!
Dat wordt dus heel andere koek!
Nu moet ik ineens achter mijn veilige bureau vandaan en de telefoon pakken!

Het duurde een paar dagen vóór ik aan het idee was gewend.

Het marktonderzoek

Na enig nadenken en wennen aan de situatie besloot ik te beginnen met te achterhalen wie dan binnen mijn doelgroep de directeuren waren, die ik kon benaderen. LinkedIn kon ik daarvoor goed gebruiken.

klik op de afbeelding voor een vergroting

Ik zou allereerst onderzoeken of iemand in mijn huidige netwerk toevallig tot de doelgroep behoorde.
Die kon ik dan in ieder geval bellen.

Als tweede kon ik personen in mijn netwerk vragen of zij iemand kenden die tot mijn doelgroep behoort en die ik dan kan bellen.
Deze actie leverde een paar belcontacten op.

Tenslotte kon ik op LinkedIn zoeken naar de bedrijven die in mijn doelgroep passen en kijken of ik daar contact mee kan krijgen.

De cursusleider had me al gewaarschuwd: ‘Als je gaat bellen, zorg dan dat je voorbij de secretaresse komt! Dat zijn immers de poortwachters van de directie!’

Door de bedrijven op LinkedIn te bekijken kan je zien wie allemaal bij dat bedrijf werkt.
Je ziet ook de bijbehorende LinkedIn profielen. Op die manier kon ik bij een aantal bedrijven al vrij snel achterhalen wie de directeur was.

Natuurlijk bekeek ik het profiel van die persoon om te zien of ik raakvlakken had.

Een zelfde hobby, of dezelfde sporten, een gezamenlijk contact, misschien zelfs een toeleverancier van vroeger?

Na al dat voorwerk, trok ik de stoute schoenen aan.

Ik belde het eerste bedrijf op.

De uitvoering

‘Hallo, U spreekt met de secretaresse van zorgbedrijf QED, wat kan ik voor U doen?’ Klonk het.

‘Goedemiddag, u spreekt met Ies Biekart en ik zou graag de directeur spreken’.

‘Ehhhh….mag ik weten waar het over gaat?’

‘Nee mevrouw, dat is iets wat ik graag met de heer Jansen zelf wil bespreken’.

Zo, ze wist nu in ieder geval dat ik wist dat meneer Jansen de directeur was.

‘OK. Ik begrijp het maar meneer Jansen is op dit moment in bespreking. Zal ik vragen of hij u terugbelt?’

Op die vraag had ik me voorbereid.

‘Nou, dat wordt lastig want ik ben zelf nogal veel onderweg. Kunt u me een tijdstip geven waarop ik hem terug kan bellen?’

‘Ja dat kan. Probeert u het morgen maar tussen 4 en 5, dan is zijn agenda nog vrij’.
en ze vervolgde:

‘Mag ik nog wel uw telefoonnummer noteren, dan kan ik hem vast voorbereiden dat u gaat bellen?’

Ik aarzelde, want dan neemt ze de volgende keer vast de telefoon niet op, maar besloot mijn nummer te geven.

‘Ja dat is prima… Ik bel morgen tussen 4 en 5 terug. Dank u wel’.

Mijn ervaring

Dat gesprekje liep dus redelijk goed, doordat ik het had voorbereid. Mijn hartslag ging terug naar normale waarden en ik vierde mijn succes.

Koffie met een koekje als beloning

Ik had nog niet de moed om meteen een 2e bedrijf te bellen, maar een uurtje later was ik daar wel aan toe.

Die 1e stap had me zelfvertrouwen gegeven!

Toch pakte dit gesprek anders uit.
Dit keer nam een telefoniste de telefoon op, maar toen ik vroeg of zij me kon doorverbinden met de directeur, vroeg ze welke van de twee! (???!)

Had ik toch gemist bij mijn onderzoek dat er 2 directeuren waren!

Het zweet brak me uit!

‘Rustig blijven….diep ademhalen en hopen dat je een hint krijgt’ schoot het door m’n hoofd.

‘Ik wil graag de directeur spreken die zich bezig houdt met de plannen en de toekomst van het bedrijf.’

‘Oh, dat is meneer Cornelisse, maar die is op dit moment niet aanwezig.’

Mooi dan wist ik in ieder geval dat meneer Cornelisse de directeur was, die ik moest spreken.

Ik kreeg te horen wanneer ik de meeste kans had, om hem wel te pakken te krijgen en gaf aan dat ik op een ander tijdstip zou terugbellen.

Pffffff. Dat ging dus ook goed, maar wel met een rimpeltje.

De verrassing

Die middag stond ik om 6 uur de aardappels te schillen en was bezig het eten vóór te bereiden.
Mijn telefoon klingelde.

‘Hallo, met Ies Biekart’.

‘Ja goedemiddag, je spreekt met Piet Jansen. Ik hoorde dat je gebeld hebt.
Wat kan ik voor je doen?’

Ik was even stil en de radertjes in mijn hoofd draaiden op volle toeren.

Jansen?
Oh dat was de directeur van QED!
Belde die directeur nu zomaar uit zichzelf terug?
Wow, dat is wat! Dat is wel het laatste wat ik had verwacht.

Ik stamelde, ….’Wat fijn dat u terugbelt……Ik ben bezig mijn eigen bedrijf op te starten.’

‘En ter voorbereiding daarvan voer ik een marktonderzoek uit om mijn niche en doelgroep te bepalen.’

‘Wilt u daaraan een bijdrage leveren?’

‘Het duurt ongeveer 10 minuten’.

Nadat hij had ingestemd, schakelde ik meteen naar de enquêtevragen, die ik had voorbereid.
En ging er met hem doorheen.
Het liep vlot en ik kreeg redelijk goed inzicht hoe zijn bedrijf plannen maakte en controleerde.
Het werd een zeer leuk gesprek en hij complimenteerde me aan het einde met de onconventionele manier waarop ik dit had aangepakt!
Het onderstreepte mijn overwinningsgevoel!
De overwinning van mezelf!

Cadeautje!

Heel erg blij legde ik na een kwartiertje de telefoon neer.
Had ik me daar nu zo druk om gemaakt?
Het was appeltje-eitje!
Morgen gauw verder met andere bedrijven bellen.
De dag kon niet meer stuk!

De conclusie

Het bleek dus dat ik meer angst had voor alles wat zou kunnen gebeuren, dan voor het daadwerkelijk doen.

Een goede voorbereiding is het halve werk en ja….wat kon er nu eigenlijk gebeuren?

Ofwel: Een mens lijdt dikwijls het meest, door het lijden dat hij vreest!

Ik hoop dat dit artikel je laat zien hoe je je doelgroep kan bepalen, hoe je een marktonderzoek doet en hoe je het uitvoert.

Daarbij is de belangrijkste tip:

Ga het gewoon doen!

PS. De uitkomsten van het marktonderzoek hebben uiteindelijk geleid tot 3 producten:

Strategie en Plan,

Meten is Weten en

Risicoanalyse en Verbeterplan.