Drie redenen waarom je de risico’s in je bedrijf moet kennen

Er waren er al 2 gebroken, dus…

Dit artikel beschrijft waarom het belangrijk is dat je de risico’s in je bedrijf kent en hoe je een risico analyse uitvoert. Het geeft je voorbeelden en een te downloaden format waarmee je een bedrijfsproces kunt beschrijven. Daarmee kan je de risico’s in kaart brengen, zodat je efficiënter kunt werken en niet voor verrassingen komt te staan.

Waarom is het belangrijk de risico’s te kennen?

In elk bedrijf zijn risico’s. Ook in éénmanszaken. Die kunnen ontstaan op de werkvloer, waar soms niet volgens de voorschriften wordt gewerkt, of in de administratieve processen, omdat die niet zijn vastgelegd en dus niet bekend is wat iedereen wanneer doet. Er kan dus miscommunicatie ontstaan. Bij ZZp-ers zijn er risico’s als bijvoorbeeld de administratie niet geregeld wordt bijgehouden, door tijdgebrek.

Reden 1. Die risico’s zorgen er voor dat je ook niet efficiënt kunt werken en leveren. Dubbel werk in je bedrijf is zonde van de tijd, maar kost je ook geld. In diezelfde tijd had je immers iets anders kunnen doen wat nu is blijven liggen. Ook kan een risico je uiteindelijk geld kosten. Denk aan een boete door het niet op tijd afdragen van BTW.

Voorbeeld: Stel je voor dat een klant iets bij jou bestelt en het alleen maar wil afnemen als je vóór een bepaald moment kan leveren. Jij hebt die opdracht aanvaard, maar gedurende de uitvoering gaat er iets mis, omdat je de risico’s niet in kaart hebt gebracht. Je kunt niet aan je leveringsverplichting voldoen en de klant leidt schade. Dan verlies je de opdracht (of je moet een boete betalen) én je hebt tijd verloren met de uitvoering. En dat terwijl het uiteindelijk niets of minder oplevert.

Wat is het gevolg als je die risico’s niet kent?

Als je de risico’s niet kent, zou je verrast kunnen worden door een plotselinge tegenvaller. Het voorbeeld hierboven zegt genoeg denk ik.

Een ander voorbeeld is wat je misschien in het nieuws hebt gezien. Duizenden reizigers zijn gestrand op Schiphol en elders, omdat het brandstofsysteem niet werkte, waardoor vliegtuigen niet konden tanken. Er was één leverancier van kerosine voor de vliegtuigen (weliswaar bestaande uit meerdere oliebedrijven) en ergens in het pijpleidingsysteem was een storing opgetreden.
Gevolg: geen kerosine, vliegtuigen staan met lege tanks op Schiphol en kunnen niet weg. Andere vliegtuigen moeten uitwijken naar andere vliegvelden om daar te kunnen tanken en vele reizigers zitten vast op Schiphol in de drukste tijd van het jaar.
In het programma Jinek werd door de president directeur van ProRail een gooi gedaan naar de oorzaak.
Hij dacht dat het risico op uitval indertijd misschien als zeer laag werd ingeschat, waardoor Schiphol het hebben van 1 leverancier/systeem voor brandstof aanvaardbaar achtte. Het is echter de vraag of een 2^e leverancier dit probleem had kunnen voorkomen. Als ergens in het systeem namelijk een pomp kapot is, die de brandstof naar de diverse vliegtuigen distribueert, dan helpt die 2^e leverancier ook niet. Je zou in dat geval dus een back-up moeten hebben en redundantie moeten inbouwen. Of zeker moeten stellen dat het probleem met een spoedreparatie snel verholpen kan worden.
Schiphol kan een enorme schadeclaim verwachten nog los van de imagoschade. Veel reizigers zullen de conclusie trekken dat Schiphol niet zo’n betrouwbare overstaplocatie is en andere routes proberen te kiezen.

Reden 2. Het gaat je geld kosten en je bedrijf wordt onbetrouwbaar gevonden.

Hoe kun je risico’s in je bedrijf vinden?

Allereerst door je bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen. Dat betekent dus dat je de processen echt naloopt en inzichtelijk maakt. Daarbij is speciale aandacht nodig voor de koppelpunten. Dat zijn díe punten waarbij een proces van de ene verantwoordelijke overgaat op een andere. Zie daarvoor mijn eerder blog ‘Heb jij je bedrijfsprocessen goed ingericht?‘
Als het proces in kaart is gebracht, kun je dat analyseren op tekortkomingen of dubbelingen. Ook zie je heel goed waar bepaalde elementen niet redundant zijn uitgevoerd.

Een voorbeeld: De administratie van de firma X wordt al jaren door 2 man gedaan. Eén behandelt de ontvangen facturen, controleert ze en betaalt. De verkoopfacturen worden door de andere medewerker behandeld. Dat gaat al jaren goed.

Het proces ziet er voor de inkomende facturen als volgt uit:

Klik op het plaatje voor een vergroting

Download dit format in powerpoint voor al je processen

De redundantie bestaat uit het feit dat de ene medewerker taken van de andere medewerker kan overnemen. In die gevallen is dus de doorgang van de financiële administratie bij ziekte en vakantie geregeld.

Om het gemakkelijk te maken, gebruiken beide medewerkers hetzelfde  administratieve systeem, maar werken ze in een eigen deel en hebben ze dezelfde inlogcodes.

Wel zo makkelijk toch als er één ziek is?

Ja, maar het is tegelijk een risico, want:

• wie checkt nu dat inkoop en verkoop facturen niet door elkaar gaan lopen?
• Wie zorgt ervoor dat betalingen aan de leveranciers naar het goede bankrekeningnummer gaan?

Daar moet je dus iets voor organiseren! Er is bijvoorbeeld een ‘chef financiën’ nodig die beide medewerkers controleert op de uitvoering. Dan gaat het ook goed als één van beide ziek is. Als het onmogelijk is om die persoon aan te nemen, zal een afdelingshoofd of de directeur die controle zelf moeten doen en akkoord moeten geven op de betaling. Tja, het is niet anders.

Reden drie: Een proces aanpassen ‘om het gemakkelijk te maken’, betekent niet dat het zonder risico is.

Conclusie

Elk risico in je bedrijf moet je kennen en je moet alle bedrijfsprocessen in kaart gebracht hebben. Het geeft je inzicht waar het beter kan en ook waar of hoe  je oplossingen kunt vinden om een risico af te dekken. Dat bespaart geld en maakt je bedrijf betrouwbaar.

Wil je hulp bij het analyseren van jouw bedrijfsproces, kijk dan eens in dit blog waar ik een uitgebreidere toelichting geef op de diverse processen binnen een bedrijf.

Je kan ook mijn hulp inroepen!